Frais de déplacement : quelles conditions et comment se faire rembourser par son employeur ?

28 octobre 2021

Vous vous déplacez pour vous rendre sur votre lieu de travail, pendant le temps de travail ou pour effectuer une mission en France ou à l’étranger.

Vous vous déplacez en métro, en trottinette électrique ou en voiture, ces déplacements sont-ils tous pris en compte ?

A quelles conditions les frais de déplacement sont pris en charge par votre employeur ? Comment obtenir le remboursement de ces frais ? Sont-ils déductibles des impôts ? Comment agir si votre employeur refuse de vous indemniser ces frais ?  

Vos frais de déplacements pour aller au travail

Les frais de transport pour vous rendre sur votre lieu de travail sont pris en charge par votre employeur.

Il a l’obligation de vous rembourser partiellement le prix de l’abonnement d’un transport public (Article L. 3261-2 du Code du travail).

Si vous vous déplacez en voiture, ces frais ne sont pas obligatoirement pris en charge par votre employeur. Ils peuvent l’être si, selon les cas, une décision unilatérale de l’employeur ou un accord d’entreprise le prévoit (Article L. 3261-4 du Code du travail).

Cette prise en charge figure sur votre contrat de travail, un accord d’entreprise, un accord de branche ou une convention nationale collective (Article L. 3261-3 du Code du travail).

Attention : si vous habitez dans une grande agglomération (Région Ile de France, Lyon, Marseille), les frais de déplacement liés à l’usage de votre véhicule personnel ne sont pas pris en charge, sauf si vous travaillez à des horaires particuliers (travail de nuit).

Face à l’évolution des nouvelles technologies, l’employeur peut aujourd’hui prendre en charge les frais liés à la recharge électrique de votre moyen de déplacement (voiture, vélo ou trottinette électrique).

Vos frais de déplacement professionnel

La prise en charge de vos frais de déplacement professionnel varie selon que vous soyez salarié du secteur privé ou fonctionnaire ou agent de la fonction publique.

Si vous êtes salarié du secteur privé, les frais de déplacement sont pris en charge s’ils ont été exposés pour vos besoins professionnels et dans l’intérêt de l’entreprise (Cour de cassation, Chambre sociale, 25 février 1998, n°95-44096 ; Cour de cassation, Chambre sociale, 10 novembre 2004, n°02-41881).

Dans la fonction publique, vos frais de déplacement sont pris en charge les déplacements sont :

  • Autorisés préalablement par l’autorité administrative compétente (autorité de nomination ou de détachement).
  • Liés à l’intérêt du service.
  • Constituent une économie pour l’administration ou pallient la carence de transport public sur le secteur géographique de votre mission.
  • S’effectuent en dehors de votre résidence administrative et votre résidence sociale.

Comment s’effectue l’indemnisation de vos frais de déplacements ?

Les frais de trajet entre votre domicile et votre lieu de travail sont remboursés mensuellement sur votre fiche de paye à hauteur de ce que prévoit la loi, la décision unilatérale de l’employeur ou la convention collective. Vous devrez produire un justificatif de paiement de votre abonnement.

Si vous êtes fonctionnaires ou agent de la fonction publique, vos frais de déplacements professionnels sont remboursés selon un barème kilométrique.

Voici le barème pour l’année 2021

Catégorie (puissance fiscale du véhiculeJusqu’à 2 000 KmDe 2 001 à 10 000 KmAprès 10 000 Km
Véhicule de 5 CV et moins0,29 €0,36 €0,21 €
Véhicule de 6 et 7 CV0,37 €0,46 €0,27 €
Véhicule de 8 CV et plus0,41 €0,50 €0,29 €

Si vous êtes salarié du secteur privé, vous devrez remettre à votre employeur vos justificatifs de frais professionnels.

Quels frais sont déductibles des impôts sur le revenu ?

Seuls les frais professionnels sont déductibles des impôts. Pour savoir leur montant, vous devez vous référer au barème kilométrique établi par le service des impôts.

Voici le barème pour l’année 2021 

Puissance administrative (en CV)Distance (d) jusqu’à 5 000 kmDistance (d) de 5 001 km à 20 000 kmDistance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moinsD x 0,456(D x 0,273) + 915D x 0,318
4 CVD x 0,523(D x 0,294) + 1 147D x 0,352
5 CVD x 0,548(D x 0,308) + 1 200D x 0,368
6 CVD x 0,574(D x 0,323) + 1 256D x 0,386
7 CV et plusD x 0,601(D x 0,34) + 1 301D x 0,405

Que faire si votre employeur refuse de vous rembourser vos frais de déplacements ?

Vous pouvez tout d’abord le mette en demeure de vous rembourser les frais par LRAR en produisant les justificatifs de vos déplacements.

Si votre employeur persiste dans son refus de vous rembourser, vous pouvez saisir :

  • Le Conseil des Prud’hommes (salariés du secteur privé)
  • Le Tribunal administratif (fonctionnaires et agents de la fonction publique).

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Rédaction : F. HAMIDI