La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est un document qui doit être rempli et envoyé auprès de l’URSSAF, ou de la Mutuelle Sociale Agricole pour les salariés relevant du régime agricole.
Attention toutefois, la DPAE ne dispense pas l’employeur de rédiger et faire signer au salarié un contrat de travail.
La DPAE, dans quels cas ?
La déclaration préalable à l’embauche est obligatoire pour toute conclusion d’un contrat de travail pour les entreprises dont l’activité relève de l’URSSAF ou de la MSA. Cette obligation s’applique à tous les contrats de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage).
Cependant, des modalités de déclaration simplifiée remplacent la DPAE pour les employeurs particuliers, et sous certaines conditions pour les TPE et PME (TESE, TESA, CEA…). Lorsque le travailleur est employé par une entreprise de travail temporaire, c’est à cette dernière d’effectuer les démarches relatives à la DPAE.
L’employeur est tenu d’envoyer une DPAE même si le salarié n’a pas encore été inscrit auprès de la sécurité sociale (CPAM ou MSA) et n’a donc pas de numéro de sécurité sociale (NIR).
L’employeur est dispensé de DPAE dans certains cas :
- Bénéfice d’une procédure simplifiée,
- La signature d’une convention de stage,
- Pour les mandataires sociaux au titre de leur fonction de dirigeant, à moins qu’ils bénéficient également d’un contrat de travail en plus du mandat.
La procédure et les délais auprès de l’URSSAF
La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise à l’URSSAF (ou la MSA) du lieu de travail du salarié embauché.
L’employeur doit respecter un délai pour l’envoi de la DPAE. Elle doit être envoyée au plus tôt 8 jours avant et au plus tard la veille de la prise de fonctions ou de la période d’essai.
La DPAE doit être envoyée sous forme dématérialisée pour les entreprises qui en ont envoyé plus de 50 sur l’année civile précédente (sous peine de sanction). Les autres employeurs peuvent choisir d’envoyer la DPAE par voie dématérialisée ou au format papier (par télécopie ou courrier recommandé avec AR).
A noter que l’URSSAF ne délivre pas d’accusé de réception papier, seulement au format digital.
L’employeur doit remettre une copie au salarié de la DPAE ou de l’accusé de réception, à moins que le contrat de travail écrit ne mentionne l’envoi à l’organisme social compétent.
La DPAE doit être accompagnée d’une déclaration préalable à l’inspection du travail, par LRAR, quand l’établissement n’a effectué aucune embauche pendant les 6 derniers mois, ou lors de la déclaration de modification de l’entreprise.
Enfin, si cette embauche ne se concrétise pas, vous devez en informer l’organisme social au plus tôt.
Les mentions de la DPAE
Lorsque l’employeur remplit la déclaration préalable à l’embauche, il doit vérifier qu’elle contient les mentions suivantes :
- Dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénoms de l’employeur),
- Adresse de l’établissement,
- Code APE de l’entreprise,
- Numéro Siret de l’établissement,
- Quand l’immatriculation est en cours, le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises,
- Coordonnées des services de santé au travail dont vous dépendez,
- Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s’il en dispose d’un),
- Date et heure d’embauche prévisibles,
- Informations relatives au contrat de travail : Nature et durée du contrat (et période d’essai, pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois).
DPAE oubliée : quelles conséquences ?
L’employeur qui ne respecte pas l’obligation d’envoi de la DPAE encourt trois types de sanctions : civile, administrative et pénale.
Tout d’abord, l’URSSAF peut procéder à une régularisation des cotisations de sécurité sociale qui n’auraient pas été payées en conséquence de l’oubli de l’employeur (sanction civile).
Ensuite, vous vous exposez à une pénalité administrative de 1 095 € par salarié non déclaré à l’URSSAF (300 fois le taux horaire du minimum garanti).
Enfin, l’employeur peut être poursuivi pour le délit de travail dissimulé si la carence dans l’envoi de la DPAE est intentionnelle (article L. 8221-1 du code du travail).
La peine encourue est de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende. La société, pour sa part, encourt une amende de 225 000 € (article L. 8224-1 du code du travail). Cette peine est de 5 ans d’emprisonnement et de 75 000 € d’amende (375 000 € pour la société) lorsque le salarié visé par la DPAE est un mineur.
Vous pouvez en plus être condamné à une peine complémentaire d’affichage ou de diffusion de la condamnation pénale.
